Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung, was ist das?
Das Outsourcing der Lohn – und Gehaltsabrechnung besteht darin, die Aktivitäten rund um die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens teilweise oder vollständig an einen Dienstleister oder einen Dritten auszulagern. Die Verwaltung einer Gehaltsabrechnung ist eine Aufgabe, die in jedem Unternehmen Gründlichkeit und viel Zeit erfordert.
Diese Dienstleistung beginnt sich heutzutage immer mehr zu entwickeln. Das Outsourcing einer Aufgabe ist heute eine gängige Praxis. Übrigens ist das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem KMU am häufigsten. Diese Lösung erleichtert die Organisation eines Unternehmens, sodass es die gewidmete Zeit für andere Aktivitäten nutzen kann.
Durch Outsourcing sparen Sie Zeit, profitieren von juristischem Fachwissen und senken Ihre Kosten. Es kann von einem Outsourcing-Callcenter, einem auf Outsourcing-Aktivitäten spezialisierten Anbieter, übernommen werden.
Welche Arten von Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es?
Bevor wir die Frage „Wie kann man die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern?“ beantworten, sollten wir uns mit den verschiedenen Arten des Outsourcings von Offshore-Lohn- und Gehaltsabrechnungen befassen. Zum einen gibt es das teilweise Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung, bei dem das Unternehmen von einem Werkzeug profitiert, das der externe Dienstleister anbietet. Auf diese Weise behält das Unternehmen die Kontrolle über seine Aktivitäten, profitiert aber von diesem Werkzeug, um die Durchführung zu erleichtern.
Auf der anderen Seite gibt es die vollständige Verwaltung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese kann einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder einem ausgelagerten Callcenter anvertraut werden. Alle Aktivitäten rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung werden also von einem externen Dienstleister durchgeführt. Der Arbeitgeber übernimmt lediglich die Aufgabe, alle notwendigen Informationen an das externe Unternehmen weiterzuleiten.
In Bezug auf das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden verschiedene Arten von Dienstleistungen angeboten. Es ist möglich, die IT-Mittel, die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Post-Payroll-Transaktionen auszulagern.
Was sind die verschiedenen Schritte beim Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Um das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung an ein Callcenter zu realisieren, muss das Unternehmen mehrere Elemente berücksichtigen:
- Sie muss ihre Bedürfnisse für ihr Projekt klären. Mit anderen Worten: Sie sollten feststellen, ob es besser ist, die Tätigkeit ganz oder teilweise auszulagern.
- Das Unternehmen muss festlegen, welche Ressourcen für die erfolgreiche Durchführung der Tätigkeit unerlässlich sind. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sich über die Wahl und die Aufträge des Projektmanagers zu informieren.
- Es ist notwendig, eine wirtschaftliche Studie durchzuführen, um einen Kostenvergleich anzustellen. Dieser Schritt hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob es optimaler ist, die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern oder nicht.
- Sie muss die Auswahl des richtigen Partners vornehmen, um ihre Aufgabe perfekt zu erfüllen.
- Das Unternehmen muss ein System entwerfen, mit dem es die ausgelagerten Aufgaben nachverfolgen kann.
Wie sieht es mit der Durchführung des Projekts aus?
Sobald Sie darüber nachdenken, die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen auszulagern, sollten Sie die Komplexität des Projekts bestimmen. Mit anderen Worten: Sie müssen den internen Verwaltungsprozess Ihres Unternehmens analysieren.
Stellen Sie fest, ob alle Aktivitäten ausgelagert werden können, da dies die Arbeit erschweren oder zu teuren Outsourcing-Kosten führen könnte. Bevor Sie einen Vertrag über die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung unterzeichnen, sollten Sie verschiedene Studien durchführen. Diese betreffen die Messung Ihres ROI über einige Jahre, die Kosten, die Sie im Falle eines Re-Outsourcings bereitstellen müssen.
Wie organisiere ich die Übertragung für die Akten?
Sobald Sie für das Outsourcing Ihrer Gehaltsabrechnung bereit sind, müssen Sie einige Verfahren einleiten, beginnend mit der Übertragung der Akten. Um seine Arbeit erfolgreich durchzuführen, wird ein Callcenter die notwendigen Informationen benötigen:
- die Anzahl der Beschäftigten
- die anwendbaren Tarifverträge
- die persönlichen Daten jedes einzelnen Arbeitnehmers.
All diese Elemente müssen im Vorfeld, vor dem ersten Treffen, vorbereitet werden.
Welchen erfahrenen Ansprechpartner wählen Sie, um das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erleichtern?
Gleichzeitig mit der Vorbereitung der zu übertragenden Akten wird das Unternehmen auch einen erfahrenen Ansprechpartner auswählen müssen. Dieser sollte eine Schlüsselperson im Unternehmen sein, um als Vermittler zwischen den Arbeitnehmern und dem Dienstleister zu fungieren. Dieser Ansprechpartner wird verschiedene Aufgaben erfüllen:
- Er wird dem ausgelagerten Callcenter alle Elemente übermitteln, die mit der Gehaltsabrechnung zusammenhängen. Diese Übermittlung erfolgt monatlich, um eine bessere Organisation zu gewährleisten;
- Er wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit dem Dienstleister durchführen;
- In Zusammenarbeit mit dem Dienstleister sorgt er für die endgültige Freigabe der Gehaltsabrechnung;
- Er wird sich auch um die Zahlung der Beiträge kümmern.
Wie wählt man den richtigen auf Outsourcing spezialisierten Anbieter aus?
Ein Unternehmen, das die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagert, sucht in erster Linie einen vertrauenswürdigen Anbieter, der seine Tätigkeiten sicherstellt. Er übernimmt Aufgaben, die für sein Wachstum und seinen reibungslosen Betrieb unerlässlich sind. Aus diesem Grund muss die Auswahl dieses Dienstleisters sorgfältig erfolgen, da sie Zeit und Kompetenz erfordert.
Bei der Auswahl Ihres Outsourcing-Anbieters für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollten Sie immer daran denken, sich die richtigen Fragen zu stellen und bestimmte Kriterien zu berücksichtigen:
- Was kosten seine Leistungen?
- Wie steht es um die Fachkompetenz dieses Anbieters?
- Wie viel Zeit benötigt er, um Ihre Gehaltsabrechnung jeden Monat zu verwalten?
- Welche verschiedenen Aufgaben werden durchgeführt und welche Verantwortung trägt er im Falle von Fehlern?
Neben diesen Fragen ist es auch von entscheidender Bedeutung, die Mittel und das IT-Niveau des Dienstleisters zu recherchieren. Erkundigen Sie sich nach seinem Team, seiner Methodik oder auch danach, ob es eine Rechtsabteilung gibt.