Quelles sont les étapes pour l’externalisation de la paie ?

Quelles sont les étapes pour l’externalisation de la paie ?

Publié le, 15/11/2022

Aujourd’hui, de nombreuses tâches d’une entreprise peuvent être externalisées pour assurer leur meilleure gestion. La paie figure désormais parmi les activités pouvant être confiées à des experts externes.  Toutefois, cette dernière étant essentielle dans le bon fonctionnement d’une société, son externalisation requiert de nombreuses préparations. Mais qu’est-ce que l’externalisation de la paie et comment elle fonctionne ?

Externalisation de la paie, c’est quoi ?

L’externalisation de la paie consiste à confier, partiellement ou en totalité, à un prestataire ou à un tiers les activités autour de la gestion de la paie d’une entreprise. Gérer une paie est une tâche qui nécessite de la minutie et beaucoup de temps dans toute société. 

Cette prestation commence à se développer de plus en plus, aujourd’hui. Le fait d’externaliser une tâche est une pratique courante de nos jours. D’ailleurs, l’externalisation de la paie dans une PME est la plus fréquente. Cette solution facilite l’organisation d’une entreprise afin de lui permettre d’utiliser le temps dédié sur d’autres activités. 

L’externalisation vous permet de gagner du temps, de profiter d’une expertise juridique et d’une réduction des coûts. Elle peut être assurée par un centre d’appel outsourcing, un prestataire spécialisé dans les activités d’outsourcing.

Quels sont les types d’externalisation de la paie ?

Avant de répondre à “comment externaliser la paie”, il convient d’aborder les différents types d’externalisation de paie offshore. D’une part, il y a l’externalisation partielle de la paie où l’entreprise profite d’un outil proposé par le prestataire extérieur. Ainsi, l’entreprise gardera le contrôle de ses activités, mais profitera de cet outil pour faciliter leur réalisation. 

D’autre part, il y a la gestion totale de votre paie. Cette dernière peut être confiée à un cabinet d’experts-comptables ou à un call center externalisé. Toutes les activités autour de la paie seront donc effectuées par un prestataire extérieur. L’employeur se chargera juste de transmettre toutes les informations nécessaires à l’entreprise extérieure. 

Concernant l’externalisation de la paie, plusieurs types de services sont proposés. Il est possible d’externaliser les moyens informatiques, la production de la paie ou les opérations post paies. 

Quelles sont les différentes étapes pour l’externalisation de la paie ?

Pour réaliser la gestion de la paie externalisée auprès d’un centre d’appel, plusieurs éléments doivent être considérés par l’entreprise :

  • Elle a besoin de clarifier ses besoins pour son projet. En d’autres termes, vous devriez déterminer s’il est préférable d’externaliser totalement ou partiellement l’activité. 
  • La société devra définir les ressources indispensables pour la bonne réalisation de cette activité. L’employeur a l’obligation de se renseigner sur les choix et sur les commandes du chef de projet.
  • Il est nécessaire de réaliser une étude économique pour faire une comparaison des coûts. Cette étape vous aide à déterminer s’il est plus optimal d’externaliser la gestion de la paie ou non.
  • Elle doit procéder à la sélection du partenaire adéquat pour effectuer à la perfection sa mission.
  • L’entreprise a besoin de concevoir un système permettant de faire un suivi pour les missions externalisées.

Qu’en est-il de la réalisation du projet ?

Dès que vous pensez à procéder à une gestion de paie externalisée pour votre entreprise, il convient de déterminer la complexité du projet. En d’autres termes, vous avez besoin d’analyser le processus de gestion interne de votre entreprise. 

Déterminez si toutes les activités sont externalisables au risque de compliquer le travail ou d’avoir des coûts d’externalisation onéreux. Avant de vous lancer dans la signature d’un contrat externalisation paie, faites différentes études. Ces dernières concernent la mesure de votre ROI sur quelques années, le coût à allouer en cas de ré-internalisation.

Comment organiser le transfert pour les dossiers ?

Une fois prêt pour l’externalisation de votre paie, vous devez entamer quelques procédures en commençant par le transfert des dossiers. Pour mener à bien son travail, un centre d’appel aura besoin des informations nécessaires :

  • le nombre de salariés 
  • les conventions collectives applicables 
  • les données personnelles de chaque salarié. 

Tous ces éléments doivent être préparés en amont, avant la première rencontre. 

Quel interlocuteur expérimenté choisir pour faciliter l’externalisation de la paie ?

En même temps que la préparation des dossiers à transférer, l’entreprise aura également besoin de sélectionner un interlocuteur expérimenté. Celui-ci doit être une personne clé de l’entreprise afin de servir d’intermédiaire entre les salariés et le prestataire. Cet interlocuteur effectuera différentes missions :

  • Il transmettra au call center externalisé tous les éléments relatifs à la paie. Cette transmission s’effectue tous les mois pour une meilleure organisation ;
  • Il procèdera à la réalisation de la paie avec le prestataire ;
  • En collaboration avec le prestataire, il se chargera de la validation définitive de la paie ;
  • Il s’occupera également du règlement des cotisations.

Comment sélectionner le bon prestataire spécialisé dans l’externalisation ?

Une entreprise qui externalise la gestion de sa paie recherche avant tout un prestataire de confiance pour assurer ses activités. Il assure des tâches indispensables pour sa croissance et pour son bon fonctionnement. De ce fait, le choix de ce prestataire doit se faire avec minutie, car il requiert du temps et de la compétence. 

Pour choisir votre prestataire en externalisation de paie, pensez toujours à vous poser les bonnes questions et à considérer certains critères :

  • Quel est le coût de ses prestations ?
  • Qu’en est-il de l’expertise de ce prestataire ?
  • Combien de temps lui faut-il pour gérer votre paie chaque mois ?
  • Quelles sont les différentes tâches effectuées et quelle est sa responsabilité en cas d’erreur ?

Outre ces questions, il est également primordial de faire des recherches sur les moyens et le niveau informatiques du prestataire. Renseignez-vous sur son équipe, sur sa méthodologie ou encore sur la présence d’un service juridique.

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